Si le besoin d’aligner l’IT avec les métiers ne fait aucun doute, une question récurrente apparait au fur et à mesure de nos rencontres avec des DSIs : Comment établir de manière effective une vision et une stratégie IT qui serve les métiers ?
Préliminaire – Qu’est-ce qu’une stratégie informatique ?
La stratégie consiste en la définition d’actions cohérentes intervenant selon une logique séquentielle pour réaliser ou pour atteindre un ou des objectifs. Les objectifs servent eux même une mission et une vision : la stratégie, c’est avant tout une mission et une vision.
Ainsi, définir une stratégie, c’est se poser trois questions : Quelle est notre mission actuelle (c’est-à-dire que faisons-nous, quels clients servons-nous, et comment servons-nous nos clients aujourd’hui) ? Quelle est notre vision (c’est à dire et que voulons-nous faire demain, quels problèmes voulons-nous résoudre à l’avenir, et pour quels clients ) ? Enfin, quel ensemble d’actions (schéma directeur) nous permettront d’atteindre cette vision, compte tenu de ce que nous faisons aujourd’hui ?
Ainsi, définir un schéma directeur informatique pertinent, c’est aligner la mission et la vision de l’IT sur celles de l’entreprise : C’est trivial, mais c’est essentiel, et c’est encore trop rarement le cas : Il est fréquent de voir des organisations informatiques mener des activités qui ne sont ni coordonnées ni priorisées par les besoins métier.
J’ai par exemple encore rencontré récemment une entreprise industrielle française, connue dans le monde entier, qui emploie plus de 7,500 personnes, dont le métier est de concevoir, fabriquer, vendre et livrer des produits de consommation grand public tout en concevant et en fabriquant des équipements de production très spécifiques à la manufacture de ses produits. Dans cette entreprise, l’IT reporte néanmoins encore à la DAF, et n’a même pas encore clairement identifié le besoin de nommer un DSI. Comment imaginer dans ces conditions que les fonctions de l’entreprise soient autrement servies que par des services informatiques les moins chers possibles, comment imaginer que les niveaux de services rendus par l’informatique soient adaptés aux besoins des métiers, et que les investissements IT soient coordonnés avec les besoins futurs de l’entreprise ? Comment en outre imaginer que l’entreprise sait tirer profit des progrès que des solutions modernes peuvent proposer ?
Une stratégie IT ne sert les priorités de l’entreprise que si un mécanisme définissant les besoins métier que l’IT doit servir est en place. Une stratégie IT ne sera ainsi pertinente que si une gouvernance IT qui intègre correctement les métiers servis est en place. La gouvernance IT est la pièce maîtresse de la stratégie IT. Mal ajustée, mal définie, le risque est grand que la schéma directeur de l’informatique le soit également.
Trois éléments sont donc nécessaires à l’établissement d’un schéma directeur IT pertinent : La gouvernance, la mission, la vision.
Co-construire une stratégie IT avec les métiers : Cas client
Notre client
Notre client est leader mondial de produits manufacturés et industriels, fournissant en outre les services et formations associés aux produits qu’il vend. En Europe, notre client réalise un chiffre d’affaires de plus d’1 Mds d’€ avec plus de 6,000 personnes sur 15 sites de production. Les marques de notre client font figure de référence, synonymes d’innovation pour toutes les industries servies. Notre client engage des solutions globales portées par une offre évolutive intégrant la maintenance, la formation et tous les services qui optimisent la performance du produit au sein de son application.
Notre client a dès 2020 adapté sa stratégie d’entreprise à des marchés perturbés par 1°/ des changements structurels reflétant un changement profond des besoins de ses clients, et par 2°/ la crise du covid. Engagé dans la transformation de son business model, Il lance dès 2022 un chantier de transformation digitale afin d’exploiter les leviers de transformation offerts par les technologies et de fournir une plateforme scalable, agile et sécurisée qui prépare l’entreprise à l’avenir.
L’importance d’établir un schéma directeur IT adapté aux nouvelles contraintes métiers de l’entreprise est ainsi bien compris, ce qui incite notre client à renforcer sa gouvernance de l’IT par la création de son Comité de Transformation Digitale, et à solliciter un accompagnement extérieur dans la définition du schéma directeur informatique.
Un Comité de Transformation Digitale, organe de validation de la stratégie IT de l’entreprise
Le Comité de Transformation Digitale rassemble 10 représentants métiers et fonctionnels de l’entreprise, dont son DSI. Le CTD est présidé par 2 représentants du Comex, garants de l’alignement des travaux du CTD avec la stratégie de l’entreprise. Le DSI organise et anime le CTD, et assure la cohérence des différentes instances du CTD les unes avec les autres. L’organe qui permet d’établir et de structurer le dialogue entre les métiers et l’IT est ainsi établi dès le début de 2022.
Fort de cette structure, notre client peut commencer un travail de mise à jour de son schéma directeur informatique en coordination avec les besoins métier de l’entreprise.
Approche et méthode
Au cœur de la démarche réside le besoin d’établir un plan partagé par toutes les parties prenantes de la gouvernance. C’est en travaillant conjointement avec les métiers lors d’ateliers de définition ou de validation que la relation IT-métiers se renforce, car ces ateliers sont le forum de communication, d’échanges, de partage de l’existant, des besoins, du plan.
Mission de l’informatique : Cartographier l’existant
Les métiers et les fonctions disposent souvent d’une connaissance précise des outils de leur périmètre d’intervention ; Cependant, tous n’ont pas la vue globale de l’existant ni ne bénéficient du même niveau d’information quant aux offres actuelles du marché et aux promesses de la technologie.
Partager la cartographie globale de l’existant pour clarifier la mission de l’informatique sera d’autant plus efficace qu’une phase préalable d’acculturation aux SI aura été engagée. Celle-ci permet de mettre à jour les connaissances que les parties prenantes de la gouvernance ont des technologies et de leur impact, de sensibiliser les parties prenantes aux enjeux de l’informatique, et donne les moyens de prendre plus de recul sur la cartographie de l’existant.
Atelier d’acculturation aux SIs – Extraits
La cartographie de l’existant est construite à partir de l’analyse de documents communiqués et d’entretiens réalisés avec, à minima, les membres du CTD ; Elle synthétise les infrastructures utilisées, les niveaux de service fournis, elle clarifie le positionnement des systèmes et applications courants sur un diagramme fonctionnel (la chaine de valeur de porter est une bon canevas à cet égard), elle met en lumière les budgets consacrés à l’organisation IT ; Elle synthétise les opérations effectuées et les projets menés par l’IT, et met en évidence les manques et redondances éventuels des systèmes et des technologies utilisés.
Présentée lors d’un atelier de travail, la cartographie de l’existant permet à chacun de prendre conscience de l’ampleur de la responsabilité de l’informatique, de la diversité des services rendus et de leurs niveaux de criticité, tandis que la session d’acculturation aura sensibilisé l’audience aux possibilités offertes par la technologie et à ses enjeux.
Atelier de cartographie de l’existant – Extraits
Les phases d’acculturation aux SIs et de partage des cartographies permettent ainsi de constituer une base de connaissance partagée entre tous les membres du CTD, de manière à instruire efficacement des travaux d‘alignement ultérieurs.
Vision : co-construire une cible
3 ateliers ont permis de construire une cible partagée par les parties prenantes de la gouvernance : Un atelier d’expression des besoins, un atelier de validation de la cible, et un atelier final de synthèse et de préparation à la gouvernance.
La phase de conception de la cible de l’IT doit être alimentée par la stratégie de l’entreprise car c’est la vision métier qui guide la vision de l’informatique. Un atelier de travail décisif et par essence collaboratif demandera aux participants de traduire la stratégie de l’entreprise en enjeux et en priorités systèmes et données. Lors de cet atelier, les métiers sont invités à exprimer leurs besoins et à les positionner sur des cartes qui synthétisent la stratégie métier, priorisent les besoins, et en exhibent les besoins en technologies.
Atelier de définition des enjeux et des priorités – Extraits
Cet atelier est fondamental. Les informations qui y sont récoltées sont issues d’un travail collectif, qui permettent d’établir une première ébauche de la cible la plus adaptée aux besoins globaux de notre client. La cible est déclinée en un premier plan d’actions, valorisé en termes d’investissements et de bénéfices.
Présentés lors de l’atelier de travail suivant, ces éléments sont alors ajustés et validés, ce qui permettra par la suite de finaliser le plan et d’initier les opérations de gouvernance.
Atelier de synthèse de la vision et de définition de la cible – Extraits
L’atelier final de conclusion est l’occasion de présenter le plan de transformation complet ainsi que de mettre en place les premières processus de gouvernance (gestion de la demande, allocation de ressources, organisation projet…), essentielles au respect du plan. Il initie les travaux de gouvernance, destinés à aligner les projets actuels et les demandes de ressources sur le plan nouvellement défini.
Atelier de synthèse et de préparation de la gouvernance – Extraits
Après un peu plus de 4 mois, le plan de transformation digitale de notre client est finalisé et un canevas de gouvernance est initié (gestion de la demande, organisation de ressources).
« Une vision sans implémentation est une hallucination » (Thomas Edison) : L’opération de la gouvernance IT est fondamentale pour garantir un déploiement cohérent du plan, coordonner les travaux et instruire les dossiers de décision. L’exécution disciplinée de quelques processus clés de gouvernance est le vecteur de la transformation culturelle qui accompagne les programmes de transformation digitale : Définition d’indicateurs de performance, mesures et communication, processus d’allocation de ressources, organisation des projets, des programmes.